PRO-17021-04

Gestión de Imparcialidad y Conflictos de Interés

Versión	Fecha	Sustituye a	Aprobado por
2.0	06.08.2026	v1.0	Alta Dirección

1. Objetivo

Garantizar que las actividades de auditoría y certificación de Certus Globalis se realizan de manera imparcial, mediante un proceso documentado para identificar, analizar, evaluar, tratar, dar seguimiento y documentar de forma regular los riesgos a la imparcialidad derivados de conflictos de interés, conforme a la cláusula 5.2.3 de la norma ISO/IEC 17021-1:2015.

2. Alcance

Aplica a todo el personal interno y externo de Certus Globalis (auditores, expertos técnicos, personal de revisión y decisión de certificación, personal administrativo y comercial), a los comités formales del organismo, y a cualquier persona u organización cuya relación con Certus Globalis pueda representar un riesgo a la imparcialidad de sus actividades de certificación.

3. Referencias Normativas

• ISO/IEC 17021-1:2015, cláusulas 5.2.1 a 5.2.13 y 5.3.1 a 5.3.2.
• POL-CG-001 Política de Imparcialidad.
• PRO-17021-11 Gestión de Quejas y Apelaciones.

4. Principio de Imparcialidad

Certus Globalis reconoce la imparcialidad como un principio fundamental para la credibilidad de las certificaciones que emite. El organismo es responsable de la imparcialidad de sus actividades de certificación y no permite que consideraciones comerciales, financieras o de otro tipo comprometan dicha imparcialidad.

5. Identificación de Fuentes de Riesgo a la Imparcialidad

Se identifican y registran los riesgos a la imparcialidad que puedan surgir de las siguientes fuentes, sin que la siguiente lista sea limitativa:

• Propiedad — participación accionaria o societaria entre el personal, Certus Globalis y el cliente.
• Gobernanza — miembros de órganos de dirección con vínculos con clientes certificados o potenciales.
• Gestión — relaciones jerárquicas o de gestión compartidas con el cliente.
• Personal — relación laboral reciente (últimos 2 años), familiar o de amistad cercana con el cliente.
• Recursos compartidos — uso compartido de instalaciones, sistemas o personal con el cliente.
• Situación financiera — dependencia financiera significativa de un cliente o grupo reducido de clientes.
• Contratos — relaciones contractuales distintas a la certificación (arrendamientos, proveeduría, etc.).
• Formación — impartición de capacitación o formación al cliente relacionada con el sistema de gestión a certificar.
• Marketing — promoción conjunta o asociación comercial con consultorías o con el cliente.
• Comisiones sobre ventas — pago de incentivos o comisiones ligadas a la captación o retención de clientes.

Estas fuentes corresponden a las señaladas en la Nota 1 de la cláusula 5.2.3 de la norma ISO/IEC 17021-1:2015 y deben considerarse en cada nueva relación comercial, en la asignación de equipos auditores y en la revisión periódica del riesgo institucional.

6. Metodología de Evaluación de Riesgos

Cada riesgo identificado se evalúa combinando su probabilidad de ocurrencia y su impacto potencial sobre la imparcialidad, conforme a la siguiente matriz:

Probabilidad \ Impacto	Bajo	Medio	Alto
Baja	Bajo	Bajo	Medio
Media	Bajo	Medio	Alto
Alta	Medio	Alto	Inaceptable

Un riesgo se clasifica como Inaceptable cuando ninguna medida de tratamiento razonable permite reducirlo a un nivel aceptable — por ejemplo, una relación de propiedad absoluta entre el organismo (o su subsidiaria) y el cliente. En estos casos no se otorga ni se mantiene la certificación.

7. Tratamiento de Riesgos y Riesgo Residual

Nivel	Acción de tratamiento
Bajo	Se registra y se mantiene en seguimiento; no requiere acción adicional inmediata.
Medio	Se aplican medidas de mitigación (p. ej. revisión independiente adicional de la decisión de certificación, rotación de auditor, supervisión reforzada).
Alto	Recusación obligatoria del personal involucrado; revisión por la Alta Dirección antes de continuar con el servicio; documentación explícita del riesgo residual.
Inaceptable	No se presta o se suspende el servicio de certificación. Se documenta la decisión y su justificación.

Tras aplicar el tratamiento correspondiente, se determina y documenta el riesgo residual en el registro de riesgos (Anexo A). Ningún servicio de certificación se presta o continúa mientras el riesgo residual se encuentre en nivel Inaceptable.

8. Revisión por la Alta Dirección

• La Alta Dirección revisa el registro de riesgos a la imparcialidad (Anexo A) con periodicidad mínima anual, y de forma extraordinaria ante: incorporación de un nuevo cliente de alto riesgo, cambios societarios o de gobernanza, quejas relacionadas con imparcialidad, o cambios significativos en las relaciones comerciales del organismo.
• Cada revisión determina si el riesgo residual global se mantiene dentro del nivel aceptable definido por el organismo, y queda documentada en un acta.

9. Consulta a Partes Interesadas — Comité de Imparcialidad

Certus Globalis mantiene un Comité de Imparcialidad como mecanismo de consulta equilibrada a las partes interesadas, conforme a la cláusula 5.2.3 y sus notas 2 y 3.

• Composición: representantes de al menos tres de las siguientes categorías — clientes certificados, clientes potenciales, asociaciones comerciales o industriales, organismos reglamentarios o gubernamentales, y organizaciones de consumidores o partes no gubernamentales.
• Equilibrio: la composición del comité se revisa para asegurar que ningún interés individual (comercial, sectorial o personal) predomine sobre las decisiones o recomendaciones del comité.
• Independencia: los miembros del comité no participan en decisiones de certificación de clientes con los que tengan un interés directo.
• Frecuencia: el comité se reúne al menos una vez al año, y de forma extraordinaria cuando la Alta Dirección identifique un riesgo Alto o Inaceptable que amerite consulta.
• Funciones: revisar el registro de riesgos a la imparcialidad, opinar sobre la transparencia del proceso de certificación, y recomendar acciones ante amenazas identificadas.

Las actas del Comité de Imparcialidad, incluyendo asistentes, temas tratados y recomendaciones, se conservan como registro conforme a la Cláusula 12 de este procedimiento.

10. Declaración Individual de Imparcialidad y Confidencialidad

Todo el personal interno y externo involucrado en actividades de certificación firma, antes de iniciar funciones y de forma anual, una Declaración de Imparcialidad y Confidencialidad en la que declara no tener conflictos de interés con los clientes que le sean asignados, o revela expresamente cualquier relación que pudiera representar un riesgo conforme a la Cláusula 5.

11. Gestión de Conflictos de Interés en la Asignación de Equipos

• Antes de asignar un equipo auditor, se verifica la ausencia de conflictos de interés declarados frente al cliente específico.
• Si se identifica un conflicto, la persona es recusada de la actividad y se documenta el reemplazo.
• El Cliente puede objetar, con fundamento, la asignación de cualquier miembro del equipo, conforme al Anexo Técnico del Acuerdo de Certificación.

12. Registros

• Declaración de Imparcialidad y Confidencialidad (individual, firmada).
• Registro / Matriz de Riesgos a la Imparcialidad (Anexo A), incluyendo riesgo inherente, tratamiento y riesgo residual.
• Actas de revisión de la Alta Dirección.
• Actas del Comité de Imparcialidad.
• Registro de recusaciones y cambios de personal por conflicto de interés.

13. Control de Cambios

Versión	Fecha	Descripción del cambio
1.0	12.01.2025	Versión inicial.
2.0	06.08.2026	Se incorpora metodología de evaluación de riesgos, tratamiento por nivel, riesgo residual, periodicidad de revisión por la Alta Dirección, composición y equilibrio del Comité de Imparcialidad, y Anexo A (Matriz de Riesgos), conforme a la cláusula 5.2.3 de ISO/IEC 17021-1:2015.

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ANEXO A

Matriz de Riesgos a la Imparcialidad

Periodo de revisión: ____________________________

Revisado por (Alta Dirección): ____________________________

Fecha de revisión: ____________________________

Notas para completar la matriz:

• Fuente: usar las categorías de la Cláusula 5 (Propiedad, Gobernanza, Gestión, Personal, Recursos compartidos, Situación financiera, Contratos, Formación, Marketing, Comisiones sobre ventas).
• Prob. / Impacto: Baja / Media / Alta y Bajo / Medio / Alto, conforme a la matriz de la Cláusula 6.
• Nivel: resultado de cruzar Probabilidad e Impacto (Bajo / Medio / Alto / Inaceptable).
• Riesgo residual: nivel resultante después de aplicar el tratamiento; ninguna fila puede quedar en «Inaceptable» sin la decisión documentada de no prestar o suspender el servicio.

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